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Vous devez distinguer la procédure d'inscription de la phase de paiement.
1. Inscription en ligne
Tous les étudiants doivent compléter leur dossier d'inscription en ligne, ce qui prend environ 10 mn s'ils ont à disposition une version électronique de leurs pièces à télécharger jusqu'à 3 semaines si ce n'est pas le cas. Cliquez ici pour revoir les étapes.
2. Accès à l'intranet MyRegistrar
La phase de paiement intervient seulement après que sera terminée l'inscription en ligne, que celle-ci aura été acceptée par le Registraire et que les étudiants auront reçu le courriel "Dossier d'inscription validé", leur donnant accès à leur portail MyRegistrar
Si l'étudiant bénéficie d'une prise en charge (à ne surtout pas confondre avec l'apprentissage) d'une partie ou de la totalité des frais de scolarité, il doit le signaler à ce moment-là.
Dans le menu Mes Démarches, il doit téléverser la lettre officielle de l'entreprise ou de l'organisme ou de la personne attestant de ladite prise en charge. Nous appellerons cette entreprise, organisme ou personne un "sponsor".
Le document doit comporter
- la raison sociale de l'entreprise ou de l'organisme (papier à en-tête)
- le nom de l'étudiant
- la formation qui est prise en charge
- le montant de la prise en charge en euros ou son équivalent si le montant d'origine est dans une devise différente
- la personne à contacter et ses coordonnées: nom, téléphone, email, adresse postale
- une signature officielle
3. Modification du relevé de compte de l'étudiant
A réception de la notification et de ce document, le Registraire modifiera le relevé de compte ESSEC de l'étudiant. L'étudiant a accès à tout moment, 365/7/24, à son relevé depuis MyRegistrar, menu Mes Documents.
4. Envoi d'une note de débit au sponsor
La Comptabilité de l'ESSEC intervient pour éditer une note de débit qu'elle adresse directement au sponsor, en précisant le nom de l'étudiant.
5. Paiement du montant de la prise en charge
Le sponsor verse à l'ESSEC le montant en question.
6. Remboursement en cas de trop perçu
Si le solde présente un trop perçu, l'étudiant pourra demander un remboursement.
Pour cela, il doit saisir sur MyRegistrar les coordonnées de son compte bancaire, en France ou en Europe. Cliquez ici pour voir les détails.
7. Pour rappel, l'Association Groupe ESSEC est une association loi 1901. De par son statut, l'AGE n'émet pas de facture à ses étudiants, mais des appels de scolarité. Le relevé de compte de l'étudiant fait apparaître les montants des frais de scolarité, les règlements perçus et les règlements attendus.
Pour les questions relatives à une défiscalisation, seul le comptable de votre entreprise est compétent pour vous répondre.
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The Enrollment step must be clearly distinguished from the Payment step.
1. Online Enrollment
All students have to complete their enrollment online, which requires only 10 minutes if they have an electronic version of the documents they have to upload, up to 3 weeks if this is not the case. Click here to review the steps.
2. Access to the intranet MyRegistrar
The payment step occurs only when students have completed their enrollment, have received from the Registrar an email saying "Enrollment file completed". That email grants them access to their intranet MyRegistrar
In the case that students' tuition fees are paid in full or partially by a third party, whether it be a company, a governmental body or a private person, they have to notify the Registrar at that time.
This must NOT be confused with apprenticeship.
In the menu My administrative procedure, students have to upload the official award letter issued by the company, the governmental body or the third party (these being called "sponsor") confirming the sponsorship.
This document must bear
- the legal name of the sponsor (letterhead paper if applicable)
- the name of the student
- the training that is sponsored
- the amount of the sponsorship in euros or its equivalent in case the original amount is in a different currency
- the contact person and his/her coordinates: name, telephone number, email, postal address
- an official signature
3. Update of student's account statement
Upon receipt of the notification and the document, the Registrar will update the student's ESSEC account statement. Students have access to their account statement at any time, 365/7/24, from MyRegistrar, menu My Documents.
4. Billing the sponsor
ESSEC Accounting edits a billing note bearing the student's name which is sent directly to the sponsor.
5. Payment of the amount being sponsored
The sponsor pays the said amount to ESSEC.
6. Reimbursement if applicable
If the balance shows an excess amount paid, the student is entitled to a reimbursement.
The student has then to enter the details of his/her bank account, either in France or in Europe, in MyRegistrar. Click here for details.
7. As a reminder, ESSEC Business School ("Association Groupe ESSEC") is a non-profit association under the French law of 1901. As such ESSEC does not issue invoices, but reminders to pay the due fees. This is why the student's account statement displays the amount of the tuition fees, the registered payment and the expected payments.
As to fiscal benefits, please consult the accountant of your company.